Ghid pentru pregătirea unui buget de eveniment

Echilibrarea bugetului unui eveniment este una dintre principalele provocări cu care se confruntă planificatorii, iar rădăcina majorității problemelor bănești poate fi urmărită încă din etapele inițiale ale discuției.

Este întotdeauna mai bine să începeți să proiectați un eveniment pe baza cantității de resurse financiare disponibile și nu invers.

Informațiile de mai jos vă vor ajuta să estimați costurile și să identificați zonele în care le puteți reduce.

Schimbă cheltuielile de planificare a evenimentelor

Cheltuielile pot proveni dintr-o gamă largă de surse odată ce vă gândiți la toate componentele implicate în organizarea unei funcții.

Cele mai evidente sunt costurile de restaurare și închiriere a spațiilor, dar lista crește doar de acolo. Problema este că trecerea cu vederea chiar și a unei categorii de cheltuieli poate avea un impact dezastruos asupra cheltuielilor per persoană.

Click aici pentru o listă completă a cheltuielilor evenimentului.

Întrebări de adresat clienților dvs.

În calitate de planificator de evenimente, rolul dvs. este să oferiți asistență de specialitate atât în coordonarea, cât și în gestionarea financiară a evenimentului.

Rețineți că clienții dvs. visează la perfecțiune, iar acest lucru vă poate înțelege cu ușurință ceea ce este posibil din punct de vedere fiscal.

Timpul de a reduce decalajul dintre bugetul dvs. și așteptările dvs. este de la început. De multe ori este la fel de simplu ca să puneți întrebările corecte și să scrieți un buget în timpul primei dvs. întâlniri.

Mai jos sunt enumerate cele 5 întrebări cheie pe care planificatorii trebuie să le pună înainte de a întocmi un contract pentru clientul lor.

1- Care este data și locația proiectate pentru evenimentul dvs.?

Aceasta este probabil cea mai de bază întrebare, dar este important ca clientul dvs. să ofere un răspuns direct. Poate fi un semn rău dacă simțiți multă indecizie sau conflict cu acest subiect.

Acum, desigur, unii clienți vor avea nevoie de ajutorul dvs. pentru a alege un loc, dar cu adevărat ar trebui să aibă în vedere cel puțin câteva locuri.

Puteți petrece o cantitate semnificativă de timp în centrele comerciale și veți petrece și mai mult dacă clientul nu are nicio idee despre ce își dorește.

2- Câți invitați vor participa la eveniment?

Diferența de cost între 200 și 500 de participanți este masivă, așa că, dacă un potențial vă oferă un număr mare, probabil că nu au făcut nicio cercetare cu privire la costuri.

În acest caz, ar trebui să treceți imediat la următoarea întrebare din listă.

3- Care este bugetul dvs. de persoană?

Preferăm să conducem cu o anchetă bugetară „de persoană”, deoarece oferă o idee mai bună despre cât de mult s-a gândit clientul la eveniment.

Răspunsurile cu numere generale, cum ar fi 5.000 EUR sau 20.000 EUR, sunt departe de experiența oaspeților.

Indiferent de numărul pe care îl folosește clientul pentru a-și reprezenta bugetul, trebuie să îl împărțiți într-o rată pe persoană, astfel încât amândoi să vedeți cu ce trebuie să lucrați cu adevărat.

4- Care sunt cele 3 elemente esențiale pentru evenimentul dvs.?

După ce știți mai multe despre buget, este timpul să stabiliți dacă este suficient de mare pentru a satisface așteptările clientului dumneavoastră.

Must-have-urile pot prezenta un obstacol major în anumite situații. Imaginați-vă că clientul dvs. dorește ca o anumită celebritate să participe la evenimentul său, dar nu au nicio idee cât va costa sau dacă acea persoană este chiar disponibilă.

Acestea sunt tipurile de probleme pe care trebuie să le abordați la început și nu puteți avea întotdeauna încredere în client pentru a le aborda.

5- Ce 3 lucruri nu vrei la evenimentul tău?

Deși foarte similar cu întrebarea anterioară, adăugarea conotației negative poate adăuga informații semnificative planificatorului.

Spuneți, de exemplu, că clientul este puternic împotriva servirii puiului la cină. Un impact al acestui fapt ar fi o creștere a costurilor alimentelor. Fără pui ca opțiune, va trebui să luați în considerare carnea de vită sau peștele, ambele fiind de obicei mai scumpe.

Înțelegerea modului în care o „listă” afectează imaginea generală este o abilitate esențială în evaluarea compatibilității clienților.

Aceste 5 întrebări simple de planificare a evenimentelor vă vor spune multe despre clientul dvs. înainte de a fi de acord să lucrați împreună.

Și chiar dacă noi perspective sunt esențiale pentru afacerea dvs. de evenimente, tipul greșit de client vă va consuma toate resursele și vă va costa bani pe termen lung.

Creați un buget de bază pentru eveniment

Odată ce aveți o viziune pentru eveniment și o estimare a câților bani trebuie să lucrați, este în sfârșit timpul să vă structurați bugetul.

Ca planificator de evenimente, rămâne în limita bugetului clientului dvs. este esențială. Și pentru a face acest lucru, aveți nevoie de un buget detaliat pentru evenimente pe care dvs. și clientul dvs. sunteți de acord.

Indiferent dacă sunteți începător în planificarea evenimentelor sau un profesionist experimentat, menținerea unui buget al evenimentului vă va ajuta să rămâneți organizat și pregătit pentru orice întrebări ale clienților și vă va ajuta să evitați supra-bugetarea.

Pentru un eveniment de bază, cum ar fi un seminar sau o cină, puteți utiliza Excel sau alte programe de calcul care pot fi utile.

Enumerați următoarele patru categorii în partea de sus:

Articol (articole)
Cheltuieli proiectate
Cheltuieli efective
Detalii

Apoi, clasificați și urmăriți fiecare dintre elementele de cheltuieli.

Gestionați un buget de eveniment

1- Urmăriți costurile de închiriere a site-ului. În timp ce planificați evenimentul în sine și în timp ce vă întâlniți cu managerul de vânzări al locului dvs., țineți evidența tuturor tarifelor de închiriere proiectate pentru eveniment și spațiul funcțional, menaj, manipulare bagaje și cheltuieli.

2- Estimarea costurilor de catering. Aceasta include toate taxele pentru produse alimentare și băuturi, inclusiv sfaturi și sfaturi, care pot fi de până la 30%.

3- Documentarea taxelor de transport. Aceasta include antrenori, transferuri de evenimente și orice cheltuieli aferente.

4- Adăugați cheltuieli de decorare. Majoritatea evenimentelor includ cheltuieli de decorare, cum ar fi piese de centru, flori, închirieri de corturi etc. Aici sunt listate aceste costuri.

5- Taxe de divertisment și echipamente. Cheltuielile obișnuite din această categorie includ echipamente A/V, dar este, de asemenea, un loc bun pentru a enumera taxele pentru difuzori sau dacă angajați artiști.