Scrierea de e-mailuri pentru măsurare - IONOS

În fiecare zi sunt scrise aproximativ 269 miliarde de e-mailuri peste tot în lume, dintre care majoritatea fac parte din activitatea de zi cu zi. Cu toate acestea, există încă mulți utilizatori care continuă să facă aceleași greșeli atunci când scriu aceste e-mailuri formale, provocând nemulțumirea receptorului, deoarece textele cărora le lipsește un stil curtenitor tipic tipului de relație dintre expeditor și destinatar sunt considerate o demonstrație de lipsă. de profesionalism și în același timp distrug productivitatea celui care primește mesajul. Într-un studiu realizat de cercetătorul american Eric Horvitz, se asigură că, după ce a primit acest tip de comunicare scrisă, o persoană durează în medie până la 15 minute pentru a se concentra din nou pe activitatea pe care o desfășurau.

1. Cum să scrieți un e-mail într-un mod profesional?
2. Structura și conținutul unui e-mail profesional
   1. Primul pas: problema
   2. Al doilea pas: titlul
      1. Care este gradul de formalitate la care trebuie respectat?
      2. Cum ar trebui să salut destinatarul?
      3. Pe cine ar trebui să salut întâi?
      4. Ce trebuie să fac dacă nu știu sexul destinatarului?
      5. Ce semne de punctuație însoțesc titlul?
   3. Al treilea pas: introducerea
   4. Pasul patru: corpul
   5. Al cincilea pas: concluzia
   6. Pasul șase: Adio
   7. Pasul 7: semnătura
   8. Al optulea pas: atașamente
3. Deci da: exemplu de e-mail profesional
4. Cum se scrie bine un e-mail: ce este și ce nu este potrivit?

„Am constatat că participanții au petrecut în medie aproape 10 minute pe comutatoarele cauzate de alerte și au petrecut în medie încă 10 până la 15 minute (în funcție de tipul de întrerupere) înainte de a reveni la activitatea concentrată pe sarcina întreruptă.”

Deși este și mai enervant atunci când e-mailul este slab scris, are o structură haotică și dezarticulată sau este pur și simplu irelevant. Pentru a evita un pas greșit în această metodă de comunicare foarte recurentă, există câteva linii directoare care trebuie luate în considerare.

E-mail cu domeniu propriu

Faceți-vă compania să vorbească de la sine cu o adresă de e-mail personalizată și cu propriul domeniu!

Cum să scrieți un e-mail într-un mod profesional?

Răspunsul este simplu: având grijă și reflectând în prealabil. Destinatarul este ușor să aprecieze profesionalismul și atenția expeditorului dacă un e-mail este redactat corect, ceea ce merită în mod special în lumea profesională, chiar dacă este nevoie de mai mult timp pentru a-l compune. Scrieți-vă întotdeauna e-mailurile concis și nu uitați că textul trebuie să fie informativ și trebuie să trimită un structură clară. Specificați motivul e-mailului și ajutați destinatarul să înțeleagă în ce constă.

Lucrul bun dacă este scurt de două ori bun. Este important să scrieți mesajul succint fără a ignora formele de curtoazie. Trebuie sa cât mai scurt posibil, deoarece prin reducerea textului se limitează la exprimarea esențialului și astfel facilitează cititorului să extragă cele mai importante informații. La fel, ambele părți petrec mai puțin timp, deoarece expeditorul scrie mai puțin, iar destinatarul nu durează atât de mult până la citire.

Puteți economisi și mai mult timp dacă nu scrieți e-mailuri inutile, care sunt frecvente în aceste trei situații:

La fel de importantă ca natura scurtă și concisă a textelor scrise în e-mailuri este curtoazie si formalități aplicat acestora, mai ales în cadrul profesional. Nu costă nimic să includeți o adresă formală, vă rugăm să întrebați, să mulțumiți și să vă luați la revedere în mod corespunzător și, deși aceste orientări sunt evitate mai des decât este necesar, acestea sunt încă foarte apreciate în secolul XXI. Atunci când trimiteți un e-mail, există un motiv în spatele acestuia: solicitați informații, doriți să stabiliți o întâlnire sau pur și simplu doriți ca destinatarul să țină cont de informațiile trimise, mai ales dacă voi răspundeți la un mesaj. De aceea, este recomandat să acordați atenție caracteristicilor acestui tip de text, deoarece acestea cresc șansele ca destinatarul să ia în serios mesajul și să decidă să răspundă.

8 reguli de bază pentru o bună scriere a e-mailurilor:

1. Alegeți un subiect convingător
2. Folosiți un titlu adecvat
3. Menționează cele mai importante informații la început
4. Prezintă conținut într-un mod compact și structurat
5. Utilizați liste și evidențiați conținutul pentru a facilita citirea
6. Selectați o dimensiune și un stil de font consistente
7. Încheiați e-mailul cu un rămas bun
8. În cele din urmă, adăugați semnătura de e-mail și atașamentele

Structura și conținutul unui e-mail profesional

La fel ca și scrisorile, e-mailurile urmează și o anumită structură. Întrucât cititorii îl pot recunoaște, ar trebui să organizați conținutul acestor „litere digitale” așa cum era de așteptat și astfel să facilitați destinatarului să mențină o imagine de ansamblu asupra textului.

Primul pas: problema

La începutul fiecărui e-mail se află subiectul, conceput pentru a transmite cititorului concis subiectul mesajului. Cu toate acestea, în ciuda importanței sale, este adesea uitată. Spre deosebire de corespondența poștală, în traficul de e-mail subiectul este vizibil direct în căsuța de e-mail, ceea ce este foarte util permițând destinatarului să determine urgența mesajului, precum și să caute sau să sorteze mesajele primite. Aici sunt câteva exemple dematerii adecvate:

• Întâlnire: Soldul lunii/03.03./10: 00
• Coaching: servicii de specialitate
• Rezumatul ședinței din 7 aprilie
• Informații IT: actualizare software XY

Cu aceste exemple, cititorul poate recunoaște subiectul care trebuie tratat în corpul mesajului. În plus, în această problemă puteți cunoaște și urgența informațiilor primite.

Prin urmare, NU este recomandat să scrieți un subiect care nu se concentrează pe subiectul textului, este excesiv de lung sau prezintă un mesaj agresiv pasiv:

• Urgent. (Ar avea sens să specificăm ce este atât de presant.)
• Solicitare (indicați de preferință solicitarea.)
• Am avut câteva întrebări despre întâlnirea de vineri trecută la hotel (în special pe telefoane inteligente, subiectul este foarte redus, de aceea este recomandat să întrebați mai pe scurt)
• Re: Business lunch (Uneori dintr-un e-mail cu un anumit subiect este trecut la altul care nu are nicio legătură cu subiectul afișat. Este important ca în aceste cazuri subiectul să fie modificat. Dacă nu se mai vorbește despre cina de companie, dar atribuirea sarcinilor într-un proiect, subiectul va trebui modificat pentru a facilita căutarea și clasificarea acestuia în viitor.)
• Trebuie să fie așa? Nu este deloc o idee bună să critici direct, deoarece destinatarul va adopta o poziție defensivă și nu va accepta criticile făcute. De fapt, e-mailul nu este mijlocul adecvat de comunicare pentru a elibera frustrarea, pentru aceasta este mai bine să comunici față în față.

---