Facilitarea atelierelor în timpuri îndepărtate de către blogul Fausto Camacho Interactius UX

Cum să organizezi un atelier de la distanță: instrumente, învățături și dezavantaje ale experiențelor la distanță.

La Interactius, la fel ca în majoritatea companiilor din sector, a trebuit să reușim să îndeplinim multe dintre sarcinile pe care le-am îndeplinit în birou din casele noastre. Astăzi, mai mult ca oricând, am înțeles valoarea învățării prin a face prin a conduce prin exemplu și, trebuie spus, ne-am îmbunătățit și ne-am adaptat pe măsură ce încorporăm aceste mici lecții în ziua noastră, pentru a continua să funcționăm ca o echipă.

În urmă cu câteva săptămâni, nevoia de a regândi strategia organizației pe termen scurt a fost pusă pe masă, deoarece ideea pe care o aveam pentru 2020 devenise învechită peste noapte. Din acest motiv, mai mulți oameni din echipă au pregătit un atelier de reziliență pentru a putea forma un plan strategic pentru 30, 60 și 90 de zile. De-a lungul drumului am descoperit o serie de lucruri pe care am vrea să le împărtășim, în cazul în care vă vedeți în aceeași situație ca noi și îndrăzniți să facilitați un atelier online cu echipa dvs. sau cu un client.

Importanța prelucrării

Când ne-am apucat de treabă, am văzut că era vital să facem o lucrare de pregătire preliminară, astfel încât punctul de plecare al atelierului să fie același sau similar pentru toți membrii. În cazul nostru am făcut următoarele:

În primul rând, ne înscriem la ateliere la distanță pentru a obține punctul de vedere al participantului, pentru a putea empatiza și pentru a extrage câteva lecții.
Am stabilit obiectivele atelierului.
Am făcut o proiectare rapidă a activităților, calculând aproximativ trei ore de timp și am creat o agendă vizibilă pentru toată lumea.
Ne-am familiarizat cu instrumentele pe care urma să le folosim, testându-le pentru a le vedea potențialul. Este important să testați într-un mediu sigur înainte de a sări în piscină și să vedeți avantajele și dezavantajele. Am făcut un brainstorming de grup anterior.
Am căutat tutoriale video simple pe ele în care au fost explicate funcționalitățile de bază și le-am împărtășit echipei.
Am colectat și citit o serie de articole despre contextul socio-economic general pentru a câștiga perspectivă.
Cu câteva zile înainte de atelier, scriem și trimitem un e-mail cu instrucțiuni de lucru de bază, precum și un al doilea e-mail în aceeași zi a atelierului ca memento, unde oferim linkurile către panourile de lucru. În această comunicare am subliniat cele mai importante aspecte ale dinamicii.

Aspectele tehnice

După prima sesiune ne-am dat seama că este foarte recomandat să lucrați cu două ecrane, deoarece puteți vedea chipurile oamenilor și puteți lucra simultan cu instrumentul ales. În cazul nostru, am ales Miro și Hangouts, dar acestea nu sunt singurele opțiuni oferite de piață.

Am văzut, de asemenea, că ar fi minunat dacă ai putea avea căști cu microfon, deoarece reduc mult zgomotul ambiental și vocea se aude mai clar.

Este de la sine înțeles că calitatea conexiunii este esențială pentru a evita căderile și întreruperile în comunicare și că doar vizionarea tutorialelor video ale instrumentelor nu este suficientă. Considerăm că este mai mult decât recomandabil să deschideți o tablă de testare în care oamenii să poată trage și să experimenteze pentru a pierde frica de a greși și a accelera curba de învățare.

Simplificați atelierul

Spargătoarele și energizantele sunt, mai mult ca oricând, esențiale. Am ales să avem o fotografie cu fiecare dintre participanți pe tabloul nostru de lucru și le-am atribuit un post-it cu o culoare specifică. Mai târziu, i-am încurajat să își scrie numele pe ea, astfel încât să poată încerca cele mai de bază funcționalități și să se obișnuiască să copieze și să lipească post-it-urile, să scrie pe ele, să se joace cu dimensiunile lor și să se plaseze pe placa Miro cu trackpad-ul și mouse-ul. Mai târziu, am făcut o fotografie cu pantofii pe care îi purtam, am încărcat-o pe Miro, am pus-o lângă fotografia noastră și am scris pe un post-it ce spuneau acei pantofi despre noi. În munca la distanță, este interesant să ne gândim la activități care îndeplinesc un dublu obiectiv: creșterea abilităților noastre în spațiul de lucru și intrarea în fluxul atelierului cu o stare mentală diferită de cea obișnuită.

Luați atelierul ca un experiment și urmați-vă intuițiile.

Cu energizatorii folosim o altă strategie. Am fost mai interesați de faptul că oamenii scot tensiunea fizică, așa că am propus exerciții de respirație și relaxare cu muzică. Acesta este un aspect foarte important, deoarece în timpul atelierelor față în față există o mulțime de activitate mentală și fizică. De obicei, oamenii se mișcă prin cameră, lucrează în picioare, își schimbă locul și asta le permite să elibereze tensiunile care sunt generate în capul lor. Lucrând de la distanță în fața unuia sau mai multor ecrane, nu avem această opțiune, deci este recomandabil să creați un spațiu pentru a elibera tensiunea și a vă concentra.