Cheile pentru menținerea ordinată a căsuței de e-mail (și actualizate)
Acele numere roșii care ne spun că avem 223 de e-mailuri necitite când ne întoarcem din vacanță sunt o sursă de anxietate și pot face ca întoarcerea la birou să fie și mai dificilă. O gestionare defectuoasă a e-mailului nostru se poate traduce într-o mare pierdere de timp și chiar și în alte dezamăgiri pentru acel e-mail foarte important care a fost îngropat între mesajele spam și pe care nu l-am citit niciodată.
Te-ai oprit să calculezi cât timp pierzi verificând și actualizând e-mailul? 14% din timpul productiv total al zilei noastre de lucru, conform studiului anual privind gestionarea timpului la locul de muncă al Consiliului municipal al Barcelonei realizat de WorkMeter. Un studiu din 2012 realizat de firma de consultanță globală McKinsey a dublat acest procent și a asigurat că un profesionist își petrece 28% din zi citind și răspunzând la e-mail.
Cel mai rău lucru este că experții o asigură Majoritatea mesajelor care ne umple căsuțele primite nu sunt esențiale pentru performanța muncii noastre. Acestea sunt câteva trucuri care vă pot ajuta să faceți față bombardării e-mailurilor de serviciu în cel mai bun mod posibil.
CURĂȚI ȘI DEZINFECTĂ
Mesajele primite sunt încă un instrument de lucru, iar ordinea și curățenia sunt la fel de importante ca pe biroul dvs. analogic real. Fără un plan de curățare, acumularea dvs. de e-mail va continua să crească nesustenabil. După citire, cei care nu vor fi necesari pentru acțiuni ulterioare sau care nu au nevoie de un răspuns pot fi eliminați sau arhivați pentru a ne clarifica viziunea asupra distragerilor și a face loc celor care au nevoie de atenția noastră.
Verificarea și golirea dosarului de spam este, de asemenea, importantă pentru a scăpa de posibilii viruși care ascund un clic neclintit în umbră.
SEPARATE ȘI ORGANIZEAZĂ
Majoritatea serviciilor de e-mail oferă posibilitatea de a diferenția mai multe căsuțe de intrare, de a crea foldere și filtre și de a utiliza etichete pentru a clasifica e-mailurile. În acest fel, economisim timp separând, de exemplu, mesajele care ni se adresează personal de cele care fac parte dintr-o campanie comercială masivă sau notificările dintr-o rețea socială.