Ce este o diagramă de clasificare; DOKUTEKANA

Graficul de clasificare este un instrument fundamental în arhive, întrucât servește ca bază pentru realizarea restului sarcinilor arhivistice: descriere, evaluare, recuperare, diseminare etc.

Îl putem defini ca un index de clasificare bazat pe serii documentare ale companiei sau organizației noastre.

Tabelul de clasificare reflectă, într-un mod ierarhic și logic, funcțiile și activitățile companiei noastre. Conține toate seriile documentare create și gestionate de organizația noastră, indiferent de suportul lor (fotografic, pe hârtie, electronic etc.) și de cronologia acestora.

Care este un serii documentare? Putem spune că o serie documentară este rezultatul desfășurării aceleiași activități pe o anumită perioadă de timp, adică sunt documente cu același format care sunt generate cronologic.

De exemplu, documentele au apărut la angajarea lucrătorilor din seria „dosare de personal”. Alte exemple de serii documentare sunt: facturile clienților, facturile furnizorilor, procesele verbale ale consiliului, conturile anuale, cărțile contabile, proiectele, salarizarea etc. Unele serii documentare sunt generate în toate companiile, iar altele nu, deoarece acestea depind de activitățile desfășurate.

Graficul de clasificare face căutarea mai ușoară, la fel de este o clasificare unică care include toate documentele companiei, ceea ce evită duplicările și deconectările la consultarea istoricului companiei și în timpul recuperării informațiilor. De asemenea permite cunoașterea contextului în care este creată o serie și a relației acesteia cu alte serii.

În graficul de clasificare toate seriile documentare sunt codificate și organizate ierarhic în categorii, variind de la general la specific. Această codificare poate fi alfabetică, numerică sau alfanumerică și trebuie să fie exclusivă pentru fiecare nivel al tabelului nostru.

În plus, acest cod trebuie să furnizeze el însuși informații despre categorie și serie. În acest fel, controlul și recuperarea documentelor sunt facilitate, utilizând un criteriu unic și fără ambiguități.

TIPOLOGIA TABELELOR DE CLASIFICARE

Există mai multe tipuri de diagrame de clasificare:

Organice: reflectă structura organizatorică a organizației, reproducerea serviciilor, secțiunilor, unităților administrative, departamentelor sau birourilor sale.
Funcțional: se bazează pe analiza funcțiile sau activitățile companiei, Nu trebuie să coincidă cu structura sa organică, deoarece un departament poate desfășura mai multe activități. Acesta este de obicei cel mai eficient tip, deoarece este mai flexibil și mai stabil decât cel organic, deoarece susține mai bine schimbările care pot apărea în traiectoria și organizarea internă a unei companii sau instituții.
Organico-funcționale: sunt cele mai frecvente și așa cum indică numele lor sunt un amestec între sistemele organice și funcționale. În acest tip de picturi, cele mai generale categorii sunt organele sau subiectele producătoare, iar seria documentară atârnă de ele.
Pe subiecte: reflectă conținut sau subiect a documentelor.

Atunci când alegem un sistem sau altul, trebuie să îl alegem pe cel care se potrivește cel mai bine companiei noastre. Pentru aceasta, este necesar să se ia în considerare elemente precum stabilitatea, obiectivitatea și natura documentelor și a proceselor administrative.

O ierarhie mai mare sau mai mică, adică existența a mai mult sau mai puține niveluri și subnivele, va depinde de nevoile noastre.